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Cos’è un Remote Office Manager
Un Remote Office Manager è molto di più di un semplice Virtual Assistant e ti spiego il perché.
Nel vastissimo mondo dei Virtual Assistant è possibile trovare una miriade di specializzazioni diverse: si va dall’assistenza alla gestione dei social, al digital marketing; dalla scrittura testi per blog e newsletters, alla tenuta di un’agenda. Insomma, trattasi di un mondo che, proprio a causa della vasta gamma di servizi offerti, può generare caos e incomprensione agli occhi di chi avrebbe bisogno di una figura simile.
Il Remote Office Manager rientra nella categoria dei Virtual Assistant, ma rappresenta una ben definita specializzazione, con relativa utilità: l’organizzazione dell’ufficio da remoto.
In questa definizione, infatti, sono racchiuse tutte quelle competenze tecniche che occorrono per poter organizzare o riorganizzare un ufficio nel suo insieme: dall’amministrazione, grazie ai servizi di segreteria classica e di direzione, alla contabilità, con tutti i suoi tecnicismi imprescindibili; dalla tenuta di un’agenda, alla redazione, tenuta e gestione di scadenzari cliente.
Un Remote Office Manager è molto di più di un semplice Virtual Assistant e ti spiego il perché.
Nel vastissimo mondo dei Virtual Assistant è possibile trovare una miriade di specializzazioni diverse: si va dall’assistenza alla gestione dei social, al digital marketing; dalla scrittura testi per blog e newsletters, alla tenuta di un’agenda. Insomma, trattasi di un mondo che, proprio a causa della vasta gamma di servizi offerti, può generare caos e incomprensione agli occhi di chi avrebbe bisogno di una figura simile.
Il Remote Office Manager rientra nella categoria dei Virtual Assistant, ma rappresenta una ben definita specializzazione, con relativa utilità: l’organizzazione dell’ufficio da remoto.
In questa definizione, infatti, sono racchiuse tutte quelle competenze tecniche che occorrono per poter organizzare o riorganizzare un ufficio nel suo insieme: dall’amministrazione, grazie ai servizi di segreteria classica e di direzione, alla contabilità, con tutti i suoi tecnicismi imprescindibili; dalla tenuta di un’agenda, alla redazione, tenuta e gestione di scadenzari cliente.
Come lavoro
Un Remote Office Manager necessita di un interlocutore che, qualora non ci lavori già, sia disposto ad approcciarsi al mondo del lavoro da remoto, comunemente conosciuto come smart working. È fondamentale non essere intimoriti dalla potenzialità della rete e degli strumenti oggi disponibili. Il mio scopo è quello di liberare l’imprenditore dal soffocamento delle incombenze, senza però pesare sui costi fissi, per questo motivo il mio è un lavoro completamente flessibile, retribuito a tariffa oraria a scalare, consentendo quindi di pagare solo il lavoro effettivamente svolto, pulito da tempi morti.
Il primo approccio col cliente lo tengo preferibilmente attraverso un colloquio conoscitivo di persona o in video call, durante il quale la base di tutto sarà l’ASCOLTO. Sarà proprio in questa fase che tradurrò le difficoltà in spunti per offrire miglioramenti.
Il rapporto con un Remote Office Manager deve sì basarsi sulla fiducia, ma è altresì fondamentale chiarire ogni aspetto, oggettivarlo e fornire ogni strumento idoneo al controllo del lavoro da me svolto. Sarà quindi imprescindibile sottoscrivere un preventivo e poi, eventualmente, un contratto tra le parti che formalizzi i nostri accordi e le condizioni concordate, senza lasciare nulla al caso.
Il tempo è denaro: poter controllare, tramite specifici rendiconti, quanto impatta, a livello di tempo, un determinato compito, è essenziale anche per il controllo dei costi della tua azienda. Per questo motivo sarà mia premura predisporre specifici report estratti dal software che utilizzerò per il tracciamento del tempo effettivo speso per compiere il lavoro, i quali saranno anche la base della mia fatturazione mensile.
Come lavoro
Un Remote Office Manager necessita di un interlocutore che, qualora non ci lavori già, sia disposto ad approcciarsi al mondo del lavoro da remoto, comunemente conosciuto come smart working. È fondamentale non essere intimoriti dalla potenzialità della rete e degli strumenti oggi disponibili. Il mio scopo è quello di liberare l’imprenditore dal soffocamento delle incombenze, senza però pesare sui costi fissi, per questo motivo il mio è un lavoro completamente flessibile, retribuito a tariffa oraria a scalare, consentendo quindi di pagare solo il lavoro effettivamente svolto, pulito da tempi morti.
Il primo approccio col cliente lo tengo preferibilmente attraverso un colloquio conoscitivo di persona o in video call, durante il quale la base di tutto sarà l’ASCOLTO. Sarà proprio in questa fase che tradurrò le difficoltà in spunti per offrire miglioramenti.
Il rapporto con un Remote Office Manager deve sì basarsi sulla fiducia, ma è altresì fondamentale chiarire ogni aspetto, oggettivarlo e fornire ogni strumento idoneo al controllo del lavoro da me svolto. Sarà quindi imprescindibile sottoscrivere un preventivo e poi, eventualmente, un contratto tra le parti che formalizzi i nostri accordi e le condizioni concordate, senza lasciare nulla al caso.
Il tempo è denaro: poter controllare, tramite specifici rendiconti, quanto impatta, a livello di tempo, un determinato compito, è essenziale anche per il controllo dei costi della tua azienda. Per questo motivo sarà mia premura predisporre specifici report estratti dal software che utilizzerò per il tracciamento del tempo effettivo speso per compiere il lavoro, i quali saranno anche la base della mia fatturazione mensile.
I vantaggi
Risparmio economico
Un Remote Office Manager non è un tuo dipendente, ma un fornitore di servizi a tutti gli effetti. Questo significa una detrazione totale della parcella e l’abbattimento delle preoccupazioni sui costi di assunzione, contribuzione dipendente, TFR, accantonamenti per ferie e permessi e, non ultimo, l’annullamento dei rischi che si corrono in caso di contraddittorio o conflitto col personale subordinato. Siccome il Remote Office Manager lavora prevalentemente da remoto, ne deriva conseguentemente un abbattimento dei costi vivi di ufficio. Il Remote Office Manager lavora calcolando l’esatto tempo impiegato per lo svolgimento di un lavoro. Significa quindi che il costo è da considerarsi come una sorta di “tariffazione puntuale” sull’effettivo impiego di tempo e sulla reale produttività.
Ordine e controllo su contabilità e servizi singoli
Grazie ad un Remote Office Manager puoi avere la tranquillità di una contabilità in ordine, gestita e controllata, così come la serenità di sapere che un determinato compito è stato delegato ad un professionista serio e puntuale, consentendoti di focalizzarti su altro.
L’importanza del Tempo
Delegare non è mai semplice, ma una volta individuata la figura professionale più consona a cui affidare la gestione di tutte le incombenze più brigose, sarà inevitabile apprezzare quanto tempo si è risparmiato da poter dedicare interamente alla vera e propria attività aziendale, o, più semplicemente al proprio tempo libero, spesso sacrificato per stare dietro a tutto. Avvalersi quindi di un Remote Office Manager potrebbe essere la soluzione più comoda per arrivare ad un equilibrio di produttività e tempo libero difficilmente raggiungibile da soli.
Liberi Professionisti – Freelance – Consulenti
I servizi di un Remote Office Manager sono perfetti per tutto il mondo dei liberi professionisti, freelance e consulenti. Queste figure lavorano spesso in solitaria relegando la parte burocratica-amministrativa alla sera o nei weekend, rubando tempo alla propria vita personale.
Micro Piccole Medie Imprese (MPMI) – Artigiani – Studi Legali/Notarili
Un Remote Office Manager potrebbe essere prezioso per coprire specifiche mansioni che creano perdite di tempo, oppure a copertura di picchi di lavoro stagionali, assenze di personale prolungato o semplicemente per fruire di servizi continuativi e utili allo snellimento dei flussi di lavoro.
Associazioni Sportive Dilettantistiche ASD
Con la nuova riforma dello sport e l’aumento delle incombenze burocratiche, la mia figura professionale può aiutare le piccole associazioni ASD ad alleggerire i carichi amministrativi, senza gravare eccessivamente sui costi generali annuali.
Liberi Professionisti – Freelance – Consulenti
I servizi di un Remote Office Manager sono perfetti per tutto il mondo dei liberi professionisti, freelance e consulenti. Queste figure lavorano spesso in solitaria relegando la parte burocratica-amministrativa alla sera o nei weekend, rubando tempo alla propria vita personale.
Micro Piccole Medie Imprese (MPMI) – Artigiani – Studi Legali/Notarili
Un Remote Office Manager potrebbe essere prezioso per coprire specifiche mansioni che creano perdite di tempo, oppure a copertura di picchi di lavoro stagionali, assenze di personale prolungato o semplicemente per fruire di servizi continuativi e utili allo snellimento dei flussi di lavoro.
Associazioni Sportive Dilettantistiche ASD
Con la nuova riforma dello sport e l’aumento delle incombenze burocratiche, la mia figura professionale può aiutare le piccole associazioni ASD ad alleggerire i carichi amministrativi, senza gravare eccessivamente sui costi generali annuali.